Esta dividida em três (3) etapas sendo... Organização pelo Sistema de Organização Arquivística, Digitalização dos Arquivos e Montagem de Enciclopédia. 1 – Sistema de "Organização Arquivística": Este planeja a Organização dos arquivos de acordo com o detalhamento do projeto. A organização de arquivos tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. O ponto de partida do processo é a definição dos objetivos do projeto. Uma vez estabelecido, o serviço abrange a criação de tabelas de temporalidade documental, a triagem e conferência dos documentos, ordenação e agrupamento por títulos, armazenamento e reformulação da disposição física do arquivo etc. Ao optar pela Organização Arquivística, destacamos algumas vantagens das quais podemos destacar: Organização física adequada; Sistema de identificação visual; Padronização dos métodos de arquivamento; Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos; Gestão dos registros vitais; Melhoria da integridade do acervo de documentos; padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais. 2 - Digitalização - São desenvolvidas as seguintes atividades/ etapas: Preparação: os documentos passam por um processo para os tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner. Digitalização: esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva. 3 – Elaboração de enciclopédia: Indexação: o documento que foi digitalizado, ganha uma identidade, para possibilitar que a pesquisa ocorra de modo rápido e preciso. Controle de Qualidade: todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas, a fim de se verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. Todo o trabalho realizado é gravado em banco de dados do Software “Connect-Controle” disponibilizado no servidor da empresa, ficando disponível para consulta e impressão pelos profissionais indicados e credenciados.

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